En direct du… CPias Occitanie – Une plateforme collaborative occitane pour la prévention et le contrôle de l’infection en établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes

Genèse de la plateforme collaborative

Le centre d’appui pour la prévention des infections associées aux soins (CPias) Occitanie a développé en 2020 une plateforme collaborative pour les équipes mobiles d’hygiène (EMH) et établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad) de la région, sur le modèle de la plateforme créée par l’EMH Léman Mont-Blanc, opérationnelle depuis cinq ans. Cet outil a pour objectif de rassembler l’ensemble des documents, des alertes et des échanges entre les EMH et leurs Ehpad, et de les rendre accessibles partout à partir d’un simple lien internet. Suite à sa présentation au congrès de la Société française d’hygiène hospitalière en 2018, nous avons invité l’EMH Léman Mont-Blanc à venir partager son expérience avec les EMH d’Occitanie. Les hygiénistes des EMH occitanes ont vu dans la plateforme un double intérêt : faciliter les échanges, notamment en cas d’alerte autour d’un épisode infectieux, et favoriser le partage de documents avec les Ehpad accompagnés. En ajoutant un échelon régional à la plateforme, nous avons souhaité soutenir les échanges et la mutualisation d’outils entre EMH, ainsi que l’accès aux outils du CPias. Le projet a été présenté et soutenu par l’agence régionale de santé (ARS).

Création

La création de la plateforme a nécessité un travail important du CPias Occitanie en collaboration avec la société BlueKanGo (Rennes, France), conceptrice de cet outil, afin d’adapter le modèle isérois à un échelon régional et les contenus aux besoins de nos utilisateurs. Nous avons tout d’abord restructuré la base documentaire en identifiant et en hiérarchisant les différentes rubriques et retravaillé l’arborescence qui représente l’ossature de l’outil. Dans un second temps, l’intégration de l’ensemble des établissements et des comptes utilisateurs des professionnels des EMH et des Ehpad rattachés a représenté une charge de travail importante. Le financement a été assuré par le CPias pour la partie conception et formation des hygiénistes utilisateurs. L’ARS s’est engagée à prendre en charge l’abonnement de tous les Ehpad bénéficiant d’une convention avec une EMH pour une durée de trois ans, potentiellement reconductible. Cet outil ne représente donc aucun surcoût pour les EMH, ni pour leurs Ehpad rattachés.

Présentation

La plateforme propose à ce jour deux grandes fonctionnalités : une base documentaire et un système de gestion des alertes infectieuses. La base documentaire est structurée autour de différentes rubriques liées à un domaine de prévention. Elle se présente sous la forme d’une « marguerite » affichée en page d’accueil, rendant l’accès aux contenus simple et intuitif (Figure 1). Cette base documentaire est alimentée au niveau régional par le CPias et au niveau local par chacune des EMH (une base d’EMH n’est accessible qu’aux Ehpad qui lui sont rattachés). Le CPias Occitanie incrémente dans la base différents outils régionaux (ou nationaux) : procédures, conduite à tenir, protocoles, etc. Les EMH y intègrent tous les éléments complémentaires en veillant à ce que les outils émis au niveau régional ne soient pas redondants. La diffusion des supports peut être paramétrée « sur mesure » : suppression possible de l’accès à ces documents régionaux pour les Ehpad, visibilité uniquement pour certains utilisateurs. L’EMH assure également l’intégration dans la base des documents travaillés conjointement avec les Ehpad et spécifiques à chaque établissement, afin d’en garantir la fiabilité et la mise à jour. Ainsi la plateforme permet de simplifier et d’optimiser la gestion documentaire en rapport avec le risque infectieux ou la prévention et le contrôle de l’infection. Il est possible, en fonction des situations émergentes, de donner un accès rapide à l’ensemble des outils relatifs à la situation (Covid-191…) grâce à un raccourci vers tous les outils spécifiques par un bouton adjacent à la marguerite. La plateforme n’est pas seulement une base documentaire mais aussi un espace d’échange en cas d’alerte d’origine infectieuse. Une icône présente sur la page d’accueil permet un accès direct au formulaire d’alerte. Générée par un acteur de l’Ehpad, cette alerte permet d’informer l’EMH référente de la survenue d’un épisode infectieux dans l’établissement par l’envoi d’un mail automatisé. Dans le même temps les soignants ont un accès direct et immédiat à la conduite à tenir face à l’épisode infectieux signalé afin de mettre en œuvre les premières mesures préventives sans délai, dans l’attente du retour de l’EMH. Cette fonctionnalité est particulièrement utile la nuit, le week-end et les jours fériés. Une fois informée, l’EMH prend contact avec l’Ehpad dès que possible afin de valider les mesures prises avec l’équipe de direction, le médecin coordonnateur et l’infirmière de coordination et de décider de son éventuelle intervention sur le site. La traçabilité des échanges entre l’Ehpad et l’EMH au sujet d’une situation d’alerte est assurée sur la plateforme, avec notamment la création possible d’un journal de bord en texte libre. Il ne s’agit évidemment pas de remplacer les déplacements des équipes mobiles au sein des Ehpad mais, à l’inverse, d’apporter plus de lien et de réactivité, mais aussi de traçabilité. Une fonction « suivi des alertes » apporte une grande plus-value aux établissements et aux EMH, notamment pour la traçabilité des éléments infectieux marquants au fil des années. Elle permet le suivi de l’ensemble des épisodes infectieux et une aide à la création des rapports d’activités annuels, notamment le rapport annuel médical (RAM) par le médecin coordonnateur. Le module de création d’alerte ne remplace pas le circuit réglementaire du signalement, qui est demandé dans la fiche d’admission (signalement à l’ARS : oui ou non). Pour des raisons de confidentialité, l’ARS et le CPias n’ont pas accès aux échanges entre l’Ehpad et l’EMH relatifs à une alerte.

Accompagnement des utilisateurs

Afin de favoriser le déploiement de la plateforme, l’équipe du CPias s’est mobilisée pour former les EMH et pour sensibiliser les Ehpad utilisateurs. Pour les EMH, le CPias a mis à disposition des procédures écrites relatives à la gestion documentaire et des comptes utilisateurs. Pour les Ehpad, un tutoriel vidéo a été réalisé afin de promouvoir l’outil et d’en présenter les grandes lignes. Un support écrit expliquant comment se connecter et utiliser la plateforme est également disponible. D’autres outils sont à venir : procédure de création d’alertes pour les Ehpad, publication d’actualités par les EMH, diffusion d’un webinaire de présentation des fonctionnalités principales aux Ehpad, etc. La formation des EMH a débuté pendant la crise de la Covid-19 et a été poursuivie en 2021. En complément de la formation des 13 EMH déjà en activité en 2021, le CPias a proposé en 2022 un parcours de prise en main de l’outil par les EMH sous forme de « challenge » : « Devenez un expert de la plateforme » (Figure 2). À l’issue de ce parcours, les EMH ont sollicité le CPias pour assurer la présentation de l’outil aux Ehpad. Celui-ci a organisé dix webinaires qui ont été suivis par plus de 265 utilisateurs.

Perspectives

À l’issue de ces webinaires à destination des Ehpad, un bilan sera réalisé avec les EMH afin d’envisager les perspectives 2023. En effet, la plateforme offre plusieurs possibilités d’évolution : organisation de visioconférences à plusieurs niveaux (CPias, EMH ou Ehpad), mise en place d’un forum pour les utilisateurs, création et rédaction de formulaires d’enquête, création de formations en ligne (p. ex. : module de présentation des règles d’hygiène pour les professionnels nouveaux arrivants ou les intérimaires sans attendre la formation thématique dispensée par l’EMH). La plateforme constitue une banque de données permettant aux EMH de partager des documents, des protocoles, des vidéos, des outils de formation ou des supports de formation en ligne, favorisant ainsi la mise en place de campagnes ou d’enquêtes régionales. Une fois prise en main par chaque acteur, elle permet de gagner en temps et en efficacité dans la phase de conception des supports ou actions et dans leur mise en œuvre. Pour autant, afin de respecter les priorités et l’organisation de chaque EMH, celles-ci resteront libres de décider des actions et documents qu’elles souhaitent mener ou partager avec les établissements qu’elles accompagnent. Le développement possible de la fonction agenda permettra une automatisation du relevé des interventions des EMH par Ehpad, facilitera la programmation annuelle de ces interventions, ainsi que leur lisibilité par les Ehpad. Cette fonctionnalité facilitera également la réalisation du bilan d’activité annuel.

Limites

Chaque EMH a la charge de faire vivre la plateforme, qui n’aura d’intérêt que si chaque partie (EMH et Ehpad) se l’approprie et l’utilise. Un temps est nécessaire pour les EMH afin de relayer dans chaque structure les actions de formation réalisées au niveau régional et d’assurer la promotion de l’outil. Les EMH doivent réussir à intégrer l’utilisation de la plateforme dans leur pratique quotidienne afin qu’elle devienne pour leurs Ehpad une interface régulière et un outil rassemblant l’ensemble des documents pour la gestion du risque infectieux accessible à tous.

Conclusion

Si à l’origine l’EMH Léman Mont-Blanc a conçu cette plateforme pour les Ehpad isolés, le CPias Occitanie l’a adaptée pour créer un outil régional. Pour les Ehpad, elle permet de dynamiser la prévention du risque infectieux dans la structure, avec une gestion documentaire organisée et à jour, un suivi opérationnel des alertes, un accès rapide au document d’aide à la démarche d’analyse et de maîtrise du risque infectieux (Damri), et une synthèse des actions de formation. L’ensemble de ces éléments facilitera la valorisation de la prévention du risque infectieux lors des visites de certification des Ehpad. Pour les EMH, elle contribue à plus de réactivité et de fluidité dans les échanges et lors de la mise en place des mesures en cas d’alerte pour une situation épidémique. Il appartient maintenant à chaque acteur de prendre l’outil en main et de le faire vivre. La sortie de la crise de la Covid-19 et les prochaines certifications des structures devraient engager tous les acteurs impliqués dans la prévention et le contrôle du risque infectieux dans les Ehpad à travailler à l’amélioration et à la sécurisation des pratiques. La plateforme EMH représente une formidable source d’information et d’échanges pour y parvenir. Comme le dit un proverbe africain : « Seul on va plus vite. À plusieurs on va plus loin. »

Note :